Opera skal hjælpe København til bedre service for ledige

Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i Københavns Kommune ville have ét system, som samlet kunne it-understøtte arbejdsgangene i jobcentrene. Desuden var tiden i den grad løbet fra de eksisterende systemer, som med deres blå skærme og mangel på brugervenlighed ikke ligefrem var fremmende for medarbejdertilfredsheden.

Helt overordnet var det dog den tid, som gik med samkøring, kontroller og genindtastninger i diverse systemer, man ønskede at minimere – til gavn for både borgere, medarbejdere og forvaltning. Med indførelsen af KMD Opera skal medarbejderne kun indtaste oplysninger én gang ét sted i systemet.

Tid til det essentielle
”Med KMD Opera forventer vi mindre procestid på den enkelte sag, større sikkerhed for rettidig og korrekt sagsbehandling og endvidere mere tid til det vigtigste – nemlig at hjælpe borgerne til at komme i arbejde,” siger Thomas Thellersen Børner, direktør i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen i Københavns Kommune.

”Når sagsbehandleren og borgerne mødes, er det således vigtigt med mere tid til at tale konstruktivt om situationen, snarere end at sagsbehandleren sidder med hovedet i skærmen og klikker sig frem og tilbage mellem en masse it-systemer for at finde de rette oplysninger.”

Brugerne bestemmer udformningen
Hvorfor faldt valget så på KMD Opera? For Københavns Kommune var det vigtigt ikke at skulle tvinge den eksisterende organisation ind i et standardsystem. Tværtimod lavede man en bottom-up-proces, hvor medarbejderne blev spurgt om, hvilke krav de havde til et nyt system. Det gik kommunen så i EU-udbud med. KMD bød ind med Opera – men vel at mærke en skræddersyet version af Opera, som kunne opfylde de mere end 600 specifikke kravspecifikationer, kommunen endte med. Specifikationerne strakte sig fra ønsker om simple genvejstaster til skabeloner for indsigtsfuld ledelsesinformation på et niveau, som en kommune af Københavns størrelse og kompleksitet har behov for.

”Systemet har indholdsmæssigt efterlevet de mange krav, vi specificerede. Selve processen har involveret en ny og anderledes måde for KMD og Københavns Kommune at samarbejde, hvor vi via vores respektive styregrupper håndterede diverse knaster og udfordringer løbende. Eksempelvis nedsatte vi en taskforce, som arbejdede hårdt hen over julen 2008 med at minimere nogle svartidsproblemer. KMD udviste klædelig alvor i forløbet med at løse problemet – også selv om vi ikke er 100% i mål med dette endnu.”

”Alt i alt forventer jeg, at KMD Opera i sammenhæng med det ligeledes nyimplementerede KMD Sag vil bidrage til en markant forøgelse af effektiviteten af vores sagsbehandlinger i jobcentrene. Jeg er overbevist om, at det også vil bidrage til en større jobtilfredshed blandt medarbejderne. Og allervigtigst, en bedre oplevelse for den enkelte borger, som vi forsøger at støtte,” siger Thomas Thellersen Børner.