Dansk Flygtningehjælp blev mindre sårbar

Mens Dansk Flygtningehjælps aktiviteter i foråret 2008 var i højt gear med blandt andet nyt engagement i Syrien og fokus på den humanitære katastrofe i Somalia, var en krise på de indre linjer pludselig under opsejling.

”Vi fik noget, der minder om en nedsmeltning af vores egen lønadministration. Vi havde to medarbejdere. En rejste, og en anden meldte, at hun også ville rejse, så vi stod i en tvangssituation,” fortæller Anders Maegaard, administrationschef hos Dansk Flygtningehjælp.

Svært at rekruttere
I erkendelse af at det var vanskeligt at skaffe kvalificeret arbejdskraft, søgte Dansk Flygtningehjælp alternativer, der endte med, at hele lønadministrationen blev outsourcet til KMD.

”Vi så selvfølgelig også på andre, men KMD skilte sig ud af to årsager. Dels gik de direkte ind og overtog lønadministrationen, som den var, dels havde de en gennemtestet og fremtidssikret løsning, som vi syntes så meget interessant ud,” siger Anders Maegaard.

Overgang til digital løn
KMD videreførte de eksisterende processer og systemer, der blandt andet indebar flere manuelle arbejdsgange. Parallelt med at lønnen blev udbetalt som altid, forberedte KMD desuden nye processer og systemer, så papirer, der cirkulerede i organisationen, kunne digitaliseres, og arbejdsgangene effektiviseres.

”Vi har set meget kvalificerede medarbejdere fra KMD, der har fulgt opgaven. Blandt andet en gennemgående person, der stod for opgaven i begyndelsen, og som i omstillingsfasen har hjulpet med at føre os frem til den digitale løsning,” siger Anders Maegaard.

Omstillingen vil munde ud i, at de manuelle rutiner bliver erstattet af en portalløsning, der digitaliserer hele flowet i forbindelse med lønnen. Portalen tager højde for de kontinuerlige ændringer i regler, love og overenskomster, ligesom effektivisering og kvalitetssikring i forhold til Dansk Flygtningehjælp specifikt vil være en løbende proces, der også fremadrettet vil tage hensyn til organisationens særpræg.

Særlig organisation og udfordringer
”Vi har en lidt kompliceret organisation og masser af forskellige ansættelsesforhold, og der har KMD udvist fuld fleksibilitet til at gå ind på de præmisser, vi har lagt op til. Der har i det hele taget været en lydhørhed over for vores ønsker, som vi har sat pris på. Alt i alt ser jeg det første års tid som begyndelsen på et rigtig godt samarbejde,” siger Anders Maegaard.

KMD overtog administrationen af de 575 månedlige udbetalinger hos Dansk Flygtningehjælp i april 2008. Alle processer i forbindelse med lønudbetalingen ventes at være fuldt digitaliseret til sommer 2009.